ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

Archivo: Un Archivo o Fichero es un conjunto de bits que son almacenados en un dispositivo.

Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene, a los archivos informáticos se les llama así porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos en libros, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los recursos usados para almacenar permanentemente datos en un sistema informático virtual.

Objetivo de Archivo:

1. Tener un centro o lugar activo done puedan archivar documentación e información a disposición de toda la entidad de toda la entidad.

1. Asegurar una perfecta conservación de los documentos del archivo
2. Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta a todas las oficinas y servicios de la entidad
3. En caso de necesidad, el archivo puede desarrollar funciones como: Biblioteca, hemeroteca, oficina de investigación, oficina de estadística.
4. Guardar información que le sea necesaria a la empresa, que se le preste el servicio

PERFIL OCUPACIONAL DE LA SECRETARIA ARCHIVISTA

1. Resguardar documentos, expediente y demás información organizado y ejecutando actividades de clasificación codificación y custodia de documento a fin de mantener información actualizada y organizada a disposición de la organización.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA ARCHIVISTA

• Coordina y controla la recepción de la documentación
• Identifica las carpetas donde va ser archivado el material
• Recibe material para archivar
• Clasifica el Material para archivar
• Codifica el material para archivar de acuerdo al código establecido
• Suministra expedientes, documentos a las diferentes unidades, según la normatividad vigente.
• Efectúa la lectura de los documentos a archivar
• Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores
• Retira e incorpora experiencias, carpetas con documentos u otros en los archivadores
• Realiza inventarios de archivos, para la evaluación de expedientes de inactivos y documentos que han calcado o copiado
• Vela por la conservación, restauración y mantenimiento de la documentación, participa en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos.
• Lleva el control de préstamos de expedientes y documentos
• Revisa los controles de préstamo para verificar las fechas de vencimiento
• proporciona información del material archivado Según lar normas establecidas
• Actualiza los código en términos claves
• Planifica, coordina, supervisa y controla las actividades de las auxiliares de archivo adscrito a la unidad
• Atiende y resuelve problemas que se le presentan en el archivo
• Opera un micro computador para información
• Cumple con las normas y procedimiento en materia de seguridad integral, establecido por la organización
• Mantiene en orden equipo y el sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea a fines que se le sea asignada.
• El siguiente mapa conceptual fue elaborado por la estudiante de Secretariado Ejecutivo Jornada Matinal: KATHRYN SANDOVAL GÒMEZ