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ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS TECNICOR

Posted on by MIRTA ZABALETA MUÑOZ

Bienvenidos al módulo de Administrción de Oficinas en TECNICOR, en el horario de 6:30 a 8:30 p.m.

Los administradores de oficina tienen en sus manos una serie de activdades imprescindibles para cualquier empresa o entidad, por lo tanto, deben realizar lectura de el siguiente artículo:

FUNCIONES DE SECRETARIA Y AUXILIAR CONTABLE

1. GESTIÓN DE CARTERA

SECRETARIA

Función Objetivo Sub-tarea

Secretaria: Propender por una comunicación óptima y oportuna de la Empresa con sus clientes internos y externos.

 Administrar las comunicaciones telefónicas entrantes y salientes.

 Atender a las personas que lleguen a la Empresa

 Elaborar cartas

 Mantener al día los archivos generales de la empresa.

 Organizar la mensajería, diariamente

 Elaborar los documentos para exportación.

 Elaborar formatos para pagos de seguridad social (Salud, Pensión, Riesgos profesionales, Caja de compensación, entre otros).

Contabilidad: Alimentar el sistema contable que permita tener la información al día.

 Liquidar nómina

 Digitar y tener al día la contabilidad

 Liquidar las comisiones de los vendedores de la unidad de negocios vinos

 Liquidar los aportes parafiscales

 Pagar los servicios en las fechas establecidas.

 Elaborar notas débito y crédito

 Manejar y controlar la caja menor

 Registrar los movimientos de la caja menor

 Mantener al día los documentos contables con los proveedores

Gestión Administrativa: Apoyar a la empresa con información diversa.

 Tener por escrito los requisitos que deben llevarse al solicitar alguna facturación, formularios DIAN-alcaldía y demás cosas referentes aspectos legales de la empresa.

 Registrar las reposiciones de papelería de su área, para realizar el consolidado con las demás áreas, los 10 primeros días de cada mes.

Selección de personal Auxiliar: el proceso de búsqueda de personal idóneo que cumpla con el perfil del cargo.

 Realizar la convocatoria de aspirantes a cargos

 Verificar las referencias laborales y personales.

 Solicitar y Tramitar los documentos de vinculación

 Vincular al sistema de seguridad social y demás aspectos legales a los nuevos empleados.

TÉCNICA LABORAL POR COMPETENCIAS EN SECRETARIADO AUXILIAR CONTABLE Objetivo General: Preparar un técnico que genere Confidencialidad en el manejo de la información, cumpla principios éticos y morales de la profesión y tenga una Actitud positiva y compromiso hacia el trabajo en equipo. Objetivo Especifico Técnico responsable con en el trabajo realizado, respetuoso y honesto, con capacidad para resolver problemas, con excelentes relaciones interpersonales y Sentido de pertenencia con la empresa Perfil del Egresado: Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente. Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización Generar nómina de salarios y compensaciones de acuerdo con la información registrada, las normas vigentes y los medios dispuestos por la organización.

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