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NTC-3393 CARTAS COMERCIALES

Posted on by MIRTA ZABALETA MUÑOZ

NTC – 3393 CARTA COMERCIAL:
1. CONCEPTO: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
2. ZONAS
2.1. Zona 1. Espacio destinado para la impresión de razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y NIT (Opcional). Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
2.2. Zona 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax. Teléfono. Télex, Nit (Opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y país. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho de la hoja

2.3. Zona 3: Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o de fecha de recibo del documento

3. MARGENES

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

4. PARTES DE LA CARTA
4.1. Número (referencia) La numeración es consecutiva según lo establece el código de Comercio. Le puede anteceder el código de dependencia, determinado por cada empresa en particular. Se escribe de dos a tres interlíneas del margen superior (zona 1)

4.2 Fecha. Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres interlíneas del número (referencia) y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

Ejemplo: Villavicencio, 15 Febrero de 2011

4.3. Datos del Destinatario. Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable.
A partir de la ciudad y la fecha, se dejan de cuatro a seis interlíneas según la extensión de la carta. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineación sencilla, de la siguiente forma:

4.3.1 Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial.
Ejemplos:
Señor
Señora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero
Ingeniera
Economista.

4.3.2. Nombre del destinatario. Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.
Ejemplos:
Señor
LUIS FERNANDO SABOGAL DIAZ

Nota: Al responder una comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento recibido.

4.3.3 Cargo. Se escribe con mayúscula inicial
Ejemplo: Gerente General
Los nombres de cargos demasiados extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica.
Ejemplo:
Señor
EDUARDO SUÁREZ RICO
Jefe de Mercadeo de
Operaciones Nacionales

4.3.4 Empresa. Se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así:
En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda, S.A. y otras que pueda contener la razón social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escriben en mayúscula sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la institución.

Ejemplos:
A.J.P. (Alberto Jiménez Pino)
BCH (Banco Central Hipotecario)

Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la razón social se escriben con mayúscula inicial. Si se desea destacar el acrónimo, puede digitarse en mayúscula sostenida. Ejemplos:

SENA o Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje)
ICONTEC o Icontec (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación)
CADES o Cades (Centro Administrativo del Secretariado Colombiano.

4.3.5. Dirección y apartado. Se utiliza una de las dos. En la carta se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan, dos espacios a máquina o cuatro en computador, entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de número (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás.

Ejemplos:

Señor
GERMAN CIFUENTES CEBALLOS
Jefe Servicios de Información
Manufacturas Restrepo Ltda.
Carrera 65 135-85

Nota: Como señala el ejemplo, los primeros dígitos de la placa de puerta (135) corresponden a la calle; los siguientes en este caso (85) se refieren a la distancia en metros de la esquina a la puerta. Estos últimos se unen con guión (-)

El apartado se anota como un solo número. En este caso no se escribe la dirección.

Ingeniero
José Miguel Cantillo Valencia
Jefe de Proyectos
Construcciones Ltda.
Apartado 50943

4.3.6 Nombre de la ciudad. Se identifica la ciudad por su nombre, aún tratándose de correspondencia local. Ejemplo para destinatario local:

Villavicencio, 15 febrero de 2011

Doctor
GUILLERMO CARCÍA SÁNCHEZ
Director de Talento Humano
Universidad Externado de Colombia
Calle 57 No. 43-19
Santafé de Bogotá D.C.
Nota: D.C se escribe solamente en los datos del destinatario, se omite en la fecha.

Ejemplo para destinatario en otra ciudad

Ingeniera
BEATRIZ HELENA CAICEDO
Gerenta de Producción
Química Nacional Ltda.
Carrera 26 64-32
Santiago de Cali, Valle del Cauca

4.3.7 País. Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos. Ejemplos:

Señor
MICHEL MAURIAC
Prèsident-Directeur General
AMSDE
26 avenue de Verdun
33089 Bordeaux-Cedex
Francia

Señor
Andrés Urresta
Director Administrativo
La Nacional de Seguros
Casilla 1289
Quito, Ecuador.

Nota: Cuando se utiliza sobre con ventanilla, tanto el nombre de la ciudad como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.

5. Asunto (Línea opcional)

Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

Ejemplo:
Asunto: Vencimiento póliza 489637

Se puede suprimir artículos, conjunciones o preposiciones, sin afectar el sentido.

Se anota contra el margen izquierdo en estilo bloque extremo. En estil bloque, parte del centro del escrito hacia la derecha, alineado con el número (referencia) y la fecha.

Se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay saludo independiente y a dos cuando lo hay.

6. Saludo o vocativo. Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. Se puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:

6.1. Como saludo independiente se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay. Ejemplos:

Apreciado señor Botero:
Apreciado ingeniera Gloria:
Señora Ministra:

Cordial saludo señor Martínez:

6.2 Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, o a tres del asunto, si lo hay. Ejemplos:

Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y de acuerdo con…
Con agrado lo saludamos, señor Suárez, y le comunicamos….
Respetuosamente lo saludamos y confirmamos…
Con nuestro cordial saludo adjuntamos…

7. Texto- Se escribe a una interlínea entre renglones y a dos entre párrafos y se tiene en cuenta lo siguiente:

7.1. El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; de preferencia, se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque representa a un grupo empresarial, aún se trate de un único firmante.
7.2. En lo posible se trate un solo tema por carta
7.3. En las comunicaciones comerciales se omiten los temas personales.
7.4. En las cartas comerciales se utiliza tratamiento de usted.
7.5. Es importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación
7.6. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
7.7. Inicia de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, cuando no hay asunto ni saludo independiente.
7.8. Comienza a tres interlíneas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay.

8. Páginas Subsiguientes
Se tiene en cuenta los siguientes:

8.1. Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.
8.2. La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
8.3. El encabezado se ubica entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el margen derecho.

La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario, opcionalmente con la fecha abreviada o con el número (referencia); con código de dependencia si se desea; la razón social o la sigla

Margen Izquierdo Margen Derecho

Ingeniero Luis Castañeda Londoño 2

Señora Claudia de Montoya 08-04-21 2

Doctor Carlos Alberto Sandoval 41225 2

Productor y Servicios S.A. 2

DCE-412561 2

8.4. El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.
8.5. En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente.

8.6. La última página debe contener, como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

9. Despedida. Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, tanto en estilo bloque extremos, como en estilo bloque. Presenta dos alternativas:

Ejemplos de despedida breve seguida de coma (,):

Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,

Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):

Agradecemos su gentil colaboración
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle.

Nota: Utilizar una alternativa por carta.

10. Remitente. El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, El cargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar. Si se utiliza estilo bloque extremo, éstas líneas parten del margen izquierdo; en estilo bloque, del centro del escrito hacia la derecha.

El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado.

Ejemplo:

LUIS EDUARDO ROJAS MORENO
Jefe de Mercadeo

Rodrigo Pérez Ortiz
Jefe de Ventas

En el caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de más de dos firmantes, si el número es impar, el último se centra.

11. Líneas Especiales.

11.1. Anexos o ane
xos. Si se requieren, se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlíneas del firmante, se anota la palabra anexo o Anexos, seguida de dos puntos. A dos espacios se anuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo:

Anexo: uno (10 Hojas)
Anexo: tres (dos disquete y un cheque)
Anexo: tres (nueve hojas)

11.2. Copia: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si lo hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos. A dos espacios (alineación equivalente para el procesador de texto) se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla.

Ejemplo en línea separada cada uno:

Copia: Señor Juan de la Cruz Gómez Díaz, Gerente BAVARIA S.A.
Señor Carlos Arturo Buendía Torres, Gerente Nacional de Tornillos S.A.
Doctor Gustavo Salazar Carrillo Murcia, Jefe de Aseguramiento de la Calidad, POSTOBON S.A.
Ejemplos en líneas seguidas:

Copia: Señores Luis Federico Barreto, Director Técnico; Jairo Alberto Peña Cano, Director de Talento Humano; César Cortez Gómez, Jefe de Producción.

Las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por ser reglamentarias de una empresa.

11.3. Identificación del transcriptor. A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y encaso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos. Ejemplos:

María B.
Diego S.

Nota: Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del transcriptor.

Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sitúa su rúbrica contra el margen inferior izquierdo, en la copia para el consecutivo de correspondencia.

12. ASPECTOS GENERALES.
12.1. Uso de mayúscula y minúsculas
12.1.1. Las palabras escritas con mayúscula sostenidas no se dividen.
12.1.2. Es conveniente tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida, cuando así lo requieran.
12.1.3. Se utiliza mayúscula sostenida para resultar algún dato. No se debe exagerar su uso
12.1.4. En español, se escriben con minúscula los días, los meses, los puntos cardinales y las estaciones del año, excepto después de punto y al comienzo de párrafo.
12.1.5. Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias.

Se debe distinguir el nombre propio del término genérico.

Ejemplo
NOMBRE PROPIO
NOMBRE GENÉRICO
Banco de la República
Gracias a su banco nuestra empresa….
Gerente General
Habrá reunión de gerentes….
Departamento de Compras
Se le cargará a dicho departamento…


13. DENOMINACIONES FEMENINAS Y PROFESIONALES
Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina, como lo establece la Real Academia de la Lengua.

CARGOS
TITULOS
Alcaldesa
Abogada
Asistenta
Administradora de Negocios
Consulesa
Administradora de Empresas
Decana
Arquitecta
Gerenta
Bacterióloga
Gobernadora
Bióloga Marina
Jueza
Comunicadora Social
Jefa
Contadora Pública
Ministra
Geóloga
Presidenta
Física Nuclear
Rectora
Ingeniera
Revisora Fiscal
Médica
Secretaria General
Microbióloga
Subgerenta
Odontóloga
Vicepresidenta
Sicóloga
Vicerrectora
Trabajadora Social

Nota: Los cargos y títulos deben llevar mayúscula inicial o minúscula, según se trate de nombre propio o término genérico.

Ejemplo:
Alejandro Vargas, Ingeniero
Vendrá el ingeniero Alejandro Vargas.

14. CARTA DE UN SOLO PARRAFO
Para la estética y armónica distribución en carga de un párrafo, es posible sobrepasar los límites de las medidas convencionales, de la siguiente manera:

Se pueden dejar tres interlíneas entre el margen superior y el número; otras tres entre el número y la fecha.
El máximo de seis interlíneas para iniciar los datos del destinatario.
El párrafo se escribe a interlineación de uno y medio a dos entre renglones y el doble de lo elegido para la despedida.
Las líneas especiales se pueden separar con tres interlíneas.

Nota: No se cambia la interlineación sencilla para los datos del destinatario ni del firmante.

14.1. VISTO BUENO
Para las cartas que requieren visto bueno, se tiene en cuenta lo siguiente:
En distribución vertical se ubica contra el margen izquierdo, de cuatro a seis interlineas del cargo del firmante. La abreviatura de visto bueno (Vo. Bo.), se escribe seguida del nombre del funcionario responsable, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, en concordancia con el firmante y el destinatario. A una interlineación se indica el cargo, con mayúscula inicial alineado con la primera letra del nombre.


Ejemplo:
Vo. Bo. Pedro Lozano Bernal
Jefe División Recursos Humanos

Nota: El Vo. Bo. Se puede distribuir en pareja con el firmante.

15. ESTILOS. Orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la carta.

15.1. Bloque Extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo

15.2. Bloque: Las líneas de número, fecha, asunto (si lo hay), firma y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

Documento tomado de:

ejemplos de partes de la carta

ejemplos de partes de la carta

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